Μία από τις σημαντικότερες έννοιες της παραγωγικότητας που ακολουθούν τα άτομα που έχουν στόχους, είναι η διαφορά ανάμεσα στα επείγοντα και τα σημαντικά. Συχνά το ένα αποκλείει το άλλο.
Ένα σημαντικό εργαλείο καθορισμού προτεραιοτήτων που έγινε διάσημο από τον συγγραφέα Steven Covey ονομάζεται “ Η Αρχή του Επείγοντος/Σημαντικού του Eisenhower”. Όπως υποδηλώνει ο τίτλος, αυτό είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιούσε ο Πρόεδρος των ΗΠΑ Dwight Eisenhower για τον εντοπισμό των καθηκόντων και των δραστηριοτήτων που απαιτούσαν την προσοχή του και εκείνων που είτε θα αγνοούσε είτε θα χαρακτήριζε ως χαμηλότερης προτεραιότητας.
Σύμφωνα με αυτή την αρχή, οι εργασίες και υποχρεώσεις μας ανήκουν, συνήθως, σε ένα από τα τέσσερα τεταρτημόρια. Τείνουμε επίσης να τις ολοκληρώνουμε με την εξής σειρά:
- Επείγοντα και σημαντικά
- Επείγοντα και όχι σημαντικά
- Σημαντικά & όχι επείγοντα
- Δεν είναι επείγοντα και δεν είναι σημαντικά
Ένα κοινό λάθος, σε σχέση με την αποδοτικότητά μας, είναι να μην εστιάζουμε την ενέργεια μας στα “Σημαντικά και όχι επείγοντα” πριν τα “Επείγοντα και όχι σημαντικά”. Το πρόβλημα με αυτή την προσέγγιση είναι ότι, εάν συνεχίζετε να αγνοείτε τα σημαντικά πράγματα που θέλετε να πετύχετε μακροπρόθεσμα, θα οδηγήσετε τον εαυτό σας στο να λειτουργήσει αντιδραστικά όταν αυτά, τελικά, γίνουν τόσο επείγοντα όσο και σημαντικά. Αυτό είναι ένας τρόπος “πυρόσβεσης”.
Το να δίνετε προτεραιότητα σε πράγματα που είναι “επείγοντα και όχι σημαντικά” σας αποσπά την προσοχή από τη λήψη μέτρων ως προς τα πιο σημαντικά. Στην ουσία, “ο τροχός που τρίζει παίρνει το λίπος”. Παρόλο που μπορεί να αισθάνεστε καλά με το να ολοκληρώνεται φαινομενικά επείγοντα πράγματα, αυτά δεν σας αφήνουν πραγματικά να προχωρήσετε στην προσωπική ή την επαγγελματική σας ζωή.
Ένας τρόπος οργάνωσης της λίστας καθηκόντων και υποχρεώσεων μπορεί να γίνει ως εξής:
- Διαχειρίσου τα σημαντικά και επείγοντα
- Εστιάσου στα σημαντικά και όχι επείγοντα
- Απέφυγε τα επείγοντα και όχι σημαντικά
- Περιόρισε τα μη-σημαντικά και όχι επείγοντα
Έχω επίσης μιλήσει με πολλούς άλλους που έχουν κάνει το ίδιο και έχουν βιώσει εξαιρετικά αποτελέσματα. Όταν ακολουθώ αυτή τη διαδικασία λίστας υποχρεώσεων, διαπιστώνω ότι είμαι σε θέση να εκπληρώσω τους στόχους μου με λιγότερα πράγματα να με επιβαρύνουν.
Το σημαντικό που πρέπει να θυμάστε είναι: αν ζούμε τη ζωή μας με έναν αντιδραστικό τρόπο, ποτέ δεν θα πετύχουμε τους μεγαλύτερους στόχους που θέσαμε για τον εαυτό μας. Είτε επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε το Επείγον / Σημαντικό εργαλείο του Eisenhower είτε κάποιο άλλο εργαλείο αποδοτικότητας, το κλειδί είναι να αποφύγετε τους επείγοντες περισπασμούς και να παραμείνετε επικεντρωμένοι σε αυτό που θέλετε να επιτύχετε μακροπρόθεσμα. Αν το κάνετε, θα οδηγείτε τον εαυτό σας εκεί που θέλετε και θα αποδίδετε πολύ περισσότερο απ’ όσο νομίζετε ότι είναι δυνατό.
“Αυτό που είναι σημαντικό σπάνια είναι επείγον και αυτό που είναι επείγον σπάνια είναι σημαντικό.”
Dwight Eisenhower
Πηγή: Robert Glazer, www.fridayfwd.com
