Η τέχνη της συντομίας

by Nikos K

Πηγή: Robert Glazer, www.fridayfwd.com

Την περασμένη εβδομάδα ήταν η προθεσμία για το σχέδιο του επόμενου βιβλίου μου, “Outperform” (“Υπερβαίνω”), στο οποίο παρουσιάζονται οι αρχές της ανάπτυξης ικανοτήτων.

Πριν από την υποβολή του, μου ζητήθηκε να περικόψω περίπου το 1/3 του περιεχομένου,  για να φτάσω στο στοχευόμενο μέγεθος. Μια βασική συμβουλή του συντάκτη μου ήταν η εξάλειψη τμημάτων που δεν ήταν τόσο χρήσιμα για τον αναγνώστη. Νόμιζα ότι αυτό θα ήταν μια πολύ δύσκολη διαδικασία, αλλά ανακάλυψα ότι αυτή η διαδικασία με ανάγκασε να παρουσιάσω πιο συνοπτικά ορισμένα σημεία, γεγονός που έκανε το βιβλίο καλύτερο. Εργάστηκα σκληρότερα εγώ,  ώστε να μην χρειαστεί να ταλαιπωρηθεί ο αναγνώστης.

Στη συνέχεια σκεφτόμουν πόσο συχνά αυτή η δυναμική εμφανίζεται στην επικοινωνία μας. Αγωνιζόμαστε να φτάσουμε σε ένα σημείο, είτε επειδή δεν έχουμε προσπαθήσει να είμαστε σαφείς,  ή, ίσως, επειδή δε θέλουμε να είμαστε σαφείς.

Πριν από χρόνια, όταν διαχειριζόμουν διάφορα έργα, ανακάλυψα κάποιον που υποψιαζόμουν ότι συμμετείχε σε ανάρμοστη, επαγγελματικά,  δραστηριότητα και του ζήτησα μια εξήγηση της τακτικής του. Απάντησε με ένα μακρύ, αόριστο email γεμάτο εμπορική φρασεολογία. Έπειτα,  του ζήτησα ένα απλό αποδεικτικό έγγραφο των μεθόδων του για να μην πάρω καμία απάντηση.

Μέχρι σήμερα, παραμένω επιφυλακτικός ως προς ανθρώπους που δεν μπορούν να εξηγηθούν σύντομα. Δε σημαίνει ότι δεν είναι καλοί, ή ηθικοί,  (όπως στο παραπάνω παράδειγμα), αλλά είναι απλά μια κακή πρώτη εντύπωση που αποδυναμώνει την επικοινωνία.

Ένα καλό πλαίσιο για μια σαφή και συνοπτική επικοινωνία είναι να εστιάσουμε σε τρία βασικά στοιχεία: Τί, γιατί και πώς, με αυτή τη σειρά:

  1. Τί θέλετε από κάποιον; τι θέλετε να μοιραστεί μαζί σας;
  2. Γιατί αυτό πρέπει να έχει σημασία για τον αποδέκτη;
  3. Πώς μπορούν να βοηθήσουν, ή να επωφεληθούν από, αυτά που του λέτε;

Ενώ ορισμένοι πιστεύουν ότι ξεκινώντας από το “γιατί” είναι σημαντικό, είναι κρίσιμο πρώτα να καθορίσετε το “τί”, για να κερδίσετε την προσοχή των ακροατών σας τα πρώτα δευτερόλεπτα.

Το “γιατί”  μπαίνει στο παιχνίδι αμέσως μετά. Ωστόσο, ενδιαφέρον είναι ότι πολλοί δεν το κάνουν. Για παράδειγμα:

Οι άνθρωποι απευθύνονται τακτικά σε μένα για συμβουλές. Δημιουργούν το “τί” και ακόμη και το “πώς”, αλλά δεν εντοπίζουν το “γιατί”.

Επικεντρώνονται στη δική τους ατζέντα, όχι στη δημιουργία αξίας για τους άλλους.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να κάνετε ξεκάθαρο το μήνυμά σας πριν το μοιραστείτε – και μην θεωρήσετε το μήκος ή τον όγκο του ως ποιότητα. Μερικές φορές τα πιο αποτελεσματικά μηνύματα είναι τα πιο σύντομα (π.χ. “Απλά, καν’ το – Just do it.”).

Και τότε το έχετε: σύντομο και ξεκάθαρο.

“Αν είχα περισσότερο χρόνο θα έγραφα ένα συντομότερο γράμμα.”

Mark Twain