Οτιδήποτε και να θέλουμε να καταφέρουμε στη ζωή, ο χρόνος είναι ο σημαντικότερος περιοριστικός παράγοντας. Το πώς χρησιμοποιούμε το χρόνο μας στο παρόν είναι ίσως η πιο σημαντική ένδειξη του πόσο ευτυχισμένοι, επιτυχημένοι και αποτελεσματικοί μπορούμε να είμαστε στο μέλλον. Αν επιθυμούμε ευτυχία, αφθονία και αρμονία, ένα σημαντικό πρώτο βήμα που πρέπει να κάνουμε είναι να ξεκινήσουμε με μια αληθινή εκτίμηση του χρόνου μέσα στη ζωή μας. Η διαχείριση του χρόνου λοιπόν στην καθημερινότητα, απαιτεί πρακτική και επιμονή.
Τα βασικά βήματα οργάνωσης του χρόνου
1) Επέλεξε τους στόχους που θέλεις να επιτύχεις στη ζωή σου
Είναι σημαντικό να ξέρεις τι θέλεις. Οι στόχοι σου να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, πραγματικοί, εφικτοί, χρονικά καθορισμένοι. Επέλεξε τι πραγματικά θέλεις και ποιες αλλαγές είσαι πρόθυμος να κάνεις στη ζωή σου για να το πετύχεις. Πάντα να θυμάσαι ότι οι στόχοι μπορεί να αλλάξουν.
2) Να έχεις καθημερινά μια λίστα με όλα όσα έχεις να κάνεις
Προγραμμάτισε τη δουλειά σου και δούλεψε πάνω στο πρόγραμμα. Αναγνώρισε τις δράσεις που θα σε οδηγήσουν στους στόχους και ενσωμάτωσέ τις στην καθημερινότητά σου. Οι βασικοί κανόνες είναι οι εξής: α) κάνε μια λίστα με όλα όσα κάνεις, β) όρισε προτεραιότητες, γ) προγραμμάτισε το χρόνο σου, δ) δράσε.
3) Να προσέχεις τις κατηγορίες (είδη) δράσης:
Α) Σημαντικό και επείγον: αυτά είναι καθήκοντα που πρέπει να γίνουν αμέσως ή στο άμεσο μέλλον.
Β) Σημαντικό αλλά όχι επείγον: προσοχή σε αυτή την κατηγορία γιατί ξεχωρίζει τους αποτελεσματικούς από τους μη αποτελεσματικούς.
Γ) Επείγον αλλά όχι σημαντικό: αυτή η δράση φωνάζει για προσοχή αλλά αν τη δούμε αντικειμενικά έχει μικρή προτεραιότητα.
Δ) Πολυάσχολες δράσεις: αυτές οι δράσεις γίνονται συνήθως πριν τα σημαντικά πράγματα γιατί είναι εύκολες και παρέχουν ένα αίσθημα δραστηριότητας και επιτυχίας. Προσοχή μην παραλείψεις τις σημαντικές δράσεις με το να πέσεις στην παγίδα «των πολυάσχολων δράσεων».
Ε) Χάσιμο χρόνου: εάν αναλώνεσαι στο να σκέφτεσαι ότι ο χρόνος που πέρασε θα μπορούσε να αξιοποιηθεί διαφορετικά, χάνεις χρόνο.
4) Θέσε προτεραιότητες
Δώσε μεγάλη προτεραιότητα στην κατηγορία Β και όχι μόνο στην Α. Μην σπαταλάς χρόνο σε δράσεις μικρής σημασίας. Εάν πραγματοποιήσεις τις σημαντικές δράσεις πρώτα, θα έχεις πάντα το προβάδισμα.
5) Παρατήρησε τον κανόνα 80/20
Εάν όλα τα πράγματα που έχεις βάλει στη λίστα είναι διευθετημένα με κριτήριο το πόσο σημαντικά είναι, τότε το 80% των πιο σημαντικών θα είναι από το 20% των πραγμάτων και το υπόλοιπο 20% των σημαντικών θα είναι από το υπόλοιπο 80% των πραγμάτων. Με άλλα λόγια, σε μια λίστα με δέκα δραστηριότητες, δύο από αυτές θα είναι οι πιο σημαντικές. Βρες αυτές, ονόμασέ τες Α1 και Α2 και κάντες. Υπάρχει περίπτωση οι άλλες οχτώ να μη γίνουν, επειδή το όφελος που θα έχεις αν κάνεις αυτές τις δύο θα είναι πολύ μεγαλύτερο από το όφελος που θα έχεις αν κάνεις τις υπόλοιπες οχτώ δραστηριότητες.
6) Προγραμμάτισε το χρόνο σου
Αυτό είναι πολύ σημαντικό «κλειδί» στον επιτυχημένο σχεδιασμό του στόχου. Ο μη διακοπτόμενος χρόνος που επενδύεις στην ολοκλήρωση του στόχου είναι αυτός που μετράει πιο πολύ. Σχεδόν κάθε στόχος μπορεί να επιτευχθεί εάν εστιαστούμε πραγματικά σ’ αυτόν. Τα αποτελέσματα είναι άμεσα συνδεδεμένα με τις δημιουργικές ώρες που αφιερώνουμε σ’ αυτά που θέλουμε να καταφέρουμε. Ανακάλυψε ποιες είναι οι πιο δημιουργικές σου ώρες και προγραμμάτισε να κάνεις τις πιο σημαντικές εργασίες τις ώρες αυτές. Συγκεντρώσου σ’ αυτό που θα σου δώσει τα καλύτερα μακροχρόνια οφέλη. Όπου είναι εφικτό, τακτοποίησε με τέτοιο τρόπο τα πράγματα, ώστε να μην διακόπτεται καθόλου ο χρόνος σου.
7) Ξεπέρασε την αναβλητικότητα σου τώρα
Όταν επιλέγουμε την αναβλητικότητα, το αποτέλεσμα είναι να είμαστε δυστυχισμένοι. Δε θα ένιωθες καλύτερα αν με το που θα ξεκινούσε η μέρα έβαζες μια πρόκληση στον εαυτό σου και όταν θα την κατάφερνες θα είχες κάποια ανταμοιβή; Μπορείς να ξεκινήσεις το ξεπέρασμα της αναβλητικότητάς σου τώρα και στην πορεία θα δεις ότι θα νιώσεις πολύ όμορφα με τον εαυτό σου. Όταν θα αποκτήσεις άνεση στο να το κάνεις, θα μείνεις έκπληκτος με το πόσο μεγάλη ευχαρίστηση και χαρά βρίσκεται στην αντίπερα όχθη της αναβλητικότητας.
Πόσο επηρεασμένος είσαι από την αναβλητικότητα;
Έχεις ποτέ αναβάλλει για αργότερα, και αργότερα, και αργότερα, τις πιο σημαντικές σου εργασίες γιατί είσαι απασχολημένος με λιγότερο σημαντικά πράγματα; Ελπίζεις να έχεις περισσότερο χρόνο και καλύτερη διάθεση στο μέλλον για να ξεκινήσεις να κάνεις τις εργασίες σου και να τις κάνεις σωστά; Κάθε φορά που πλησιάζει μια χρονική προθεσμία, αυτό σου προκαλεί κρίση; Αμφιβάλεις συνεχώς όταν είναι να πάρεις μια απόφαση για το τι να διαλέξεις; Αν αναγνωρίζεις τον εαυτό σου σ’ αυτές τις περιπτώσεις, τότε υπάρχει μεγάλη πιθανότητα η αναβλητικότητα να έχει πάρει τον έλεγχο στη ζωή σου. Σ’ αυτήν την περίπτωση χρειάζεται να την ελέγξεις, πριν αυτή η άσχημη συνήθεια σου στερήσει ευκαιρίες και καταστρέψει τις σχέσεις και τη ζωή σου.
Αιτίες αναβλητικότητας
– Περιμένεις να έχεις την κατάλληλη διάθεση
– Περιμένεις τον κατάλληλο χρόνο
– Έλλειψη ξεκάθαρων στόχων
– Υποτίμηση της δυσκολίας των εργασιών
– Κακή εκτίμηση του χρόνου που χρειάζονται οι εργασίες για να ολοκληρωθούν
– Αίσθηση ότι οι εργασίες σού επιβάλλονται από εξωτερικούς παράγοντες
– Πολύ ασαφείς προσδιορισμένες εργασίες
– Αδυναμία λήψης αποφάσεων
– Φόβος αποτυχίας ή επιτυχίας
– Τελειομανία
Για να ξεπεράσεις την αναβλητικότητα, το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνεις είναι να ξέρεις ακριβώς τι θέλεις να καταφέρεις. Μόλις το ανακαλύψεις, γράψε το στόχο σου σε ένα χαρτί. Το επόμενο βήμα είναι να ανακαλύψεις τι προσπαθείς να αποφύγεις και σχεδίασε να το αντιμετωπίσεις αμέσως.
Οι παρακάτω ασκήσεις είναι για να σε βοηθήσουν:
Α) Απομόνωσε τις μη παραγωγικές δραστηριότητες.
Ο χρόνος σου είναι πολύτιμος. Αν θέλεις να ξεκινήσεις έχοντας περισσότερα πλεονεκτήματα από το χρόνο, κάνε μια λίστα με όλα όσα σου «τρώνε» χρόνο, όπως τηλεόραση, εφημερίδες, περιοδικά, παιχνίδια-βίντεο και άλλα. Ξεχώρισε ποια σου δίνουν πραγματική ευχαρίστηση και ποια όχι. Απομόνωσε από τη λίστα αυτά που δε σου δίνουν χαρά.
Β) Χρησιμοποίησε τη «μέθοδο ισορροπίας».
Χώρισε ένα χαρτί στη μέση και γράψε στο ένα μέρος τους λόγους για τους οποίους αναβάλεις τα πράγματα και στο άλλο μέρος τα οφέλη αν προχωρήσεις μπροστά. Συμπεριέλαβε και το συναίσθημα ανακούφισης και ολοκλήρωσης που νιώθεις όταν τα καταφέρνεις.
Γ) Δοκίμασε την τεχνική «του σαλαμιού».
Χώρισε το μεγάλο πλάνο σου σε μικρά μέρη που μπορείς να χειριστείς. Κάνε μια λίστα, διάλεξε την πρώτη δραστηριότητα, κάνε την και συνέχισε με μία-μία τη φορά.
Δ) Αντικατάστησε τις κακές συνήθειες με καλές.
Κάνε ένα πλάνο, σκέψου πώς θα το επιτύχεις και κάνε το πρώτο βήμα.
Ε) Επιβράβευε διαρκώς τον εαυτό σου.
Προγραμμάτισε να λαμβάνεις ξεχωριστές και ουσιαστικές ανταμοιβές, όταν θα καταφέρνεις κάτι δύσκολο ή σημαντικό. Κάνε μια λίστα με τα πράγματα που πραγματικά αγαπάς και διάλεξε τις ανταμοιβές που θα συμβάλλουν στο να έχεις πραγματική ποιότητα ζωής.
ΠΗΓΕΣ
1) http://k6educators.about.com/library/howto/httime.htm
2) http://www.psychognosia.gr/koina%20provlimata_xronos.htm
3) http://www.bellaonline.com/articles/art20361.asp
4) http://www.homeschool.com/articles/TimeManagement/default.asp
5) http://www.time-management-guide.com/
6) http://www.diakrisi.gr/NEWSGR/ManagingYourselfGR.html
7) http://www.tenstep.gr/ts-0.0.1.htm
8) http://www.panoptron.gr/timesystem/information/scientific.htm
9) «Αυτοκαθοδήγηση» – Σειρά management – Kate Keenan
10) «Ανάθεση Εργασιών» – Kate Keenan – Σειρά management
11) Η Αξιοποίηση του Χρόνου – Κλειδάριθμός – Αντώνης Κατσαλής
